Jag blev inspirerad av en artikel jag läste nyss i Ny Teknik. Den tar upp hur du förlorar i effektivitet när du ständigt blir avbruten i dina arbetsuppgifter.
Artikeln tar upp några handfasta knep för att minska avbrotten.
Här är två exempel:
Många reagerar på mejl precis som på telefonsamtal: svarar direkt. Helt onödiga avbrott, anser Eva Jansén, organisation- och personutvecklare på Oglio Utveckling […Förutsatt att inte arbetsrollen kräver ständig mejlpassning…]
Störande kolleger kan vara svårare att hantera. Eva Jansén föreslår att du funderar över varför de kommer till just dig.
Jag har funderat lite på hur du kan använda IT och teknik för att minska avbrotten. Tänk på att resan från din situation nu med ständiga avbrott, till en ny vardag med mindre avbrott och en ökad effektivitet, inte görs av sig själv. Arbetssätt måste förändras, tankesätt måste förändras, du måste förändras.
Mail i mobilen – måste du ha Push-funktionen igång?
Ofta är defaultinställningen i din mobil att hämta alla nya mail från företags mailserver automatiskt. Alltså, så fort du får ett nytt mail laddas det ned till din mobil som plingar till eller vibrerar. Själv har jag valt att medvetet stänga av denna funktion (kallas för “Push”) för att inte bli avbruten. Vill jag läsa mail så öppnar jag min mailapplikation när det passar mig, och då laddas automatiskt de senaste mailen ned.
För många låter det spontant “orimligt” att stänga av denna funktion med förklaring att “mina kollegor förväntar sig att jag läser mina mail hela tiden”. Men är det dina kollegor som styr hur effektiv du är i ditt arbete, eller är det du själv?
Minska avbrott från kollegor med chattprogram som tex Skype och gruppkonversationer
En stor källa till avbrott är andra kollegor som vill ha din uppmärksamhet. Du kommer aldrig själv kunna lösa detta problem utan det kräver att din arbetsgrupp tillsammans kommer överens om hur ni ska kommunicera mellan varandra. Vi i min arbetsgrupp på IT använder ett chattprogram för en stor del av vår interna kommunikation, istället för att i många fall störa en kollega, hets-ringa eller kanske ropa dennes namn över skrivbordet.
Vi använder Skype men det finns andra som tex Campfire. I Skype kan vi antingen skicka meddelanden direkt till varandra, ringa vanligt eller med video, eller posta meddelandet till en gruppkonversation som vi alla på IT tillhör. Då kan vi snabbt få feedback från varandra på mindre akuta ärenden, på ett sätt där mottagarna själva kan bestämma hur aktiv de vill vara. Alltså de kan välja själva om de för tillfället kan bli störda.
Om den du vill prata med inte är i en tydlig status som säger “Away” eller “Do Not Disturb (DND)”, är det bara att skicka ett meddelande. Om du inte får svar så är dina kollegor upptagna för tillfället. Då bör du låta dem vara så får de återkomma så fort de får tillfälle till det.
För akuta situationer måste man självklart få störa varandra, men då är det samtidigt mer accepterat. Om du funderar riktigt noga är det inte många situationer som är verkligen akuta, utan ofta är det helt ok att ett svar eller feedback kan dröja ett par timmar eller några dagar.
Skype-logo från YOOtheme. Comic strip från Management Moment.
Intressant att läsa:
Avbrotten som sabbar din effektivitet
Optimera batteri-inställningar i din iPhone – avaktivera Push-funktionen m.m.
Work Woes: 10 annoying types of colleagues
Why You Can’t Work at Work
Why Email May Be Draining Your Company’s Productivity
7 Strategies to Avoid Distraction at Work (Bidrag från Daniel på Produktivitetsbloggen)
0 thoughts on “Öka din effektivitet – undvik avbrotten”